Gestion

«Il ne suffit pas d'avoir du talent, il faut savoir s'en servir»

-Alphonse Allais (1855-1905)

• Planification de la gestion des ressources humaines
• Mobilisation et performance Organisationnelle (MPO)
• Diagnostic sur le climat de travail
• Analyse et évaluation des besoins de formation
• Profil de compétences
• Plan de développement des compétences
• Description de tâches
• Processus d'intégration
• Gestion et évaluation de la performance
• Manuel d'employés
• Plan d'affaires
• Les grandes lignes du plan d'affaires
• Mise sur pied de système de franchise

Planification de la gestion des ressources humaines

La planification de la gestion des ressources humaines a pour objectif de mettre en place les ressources humaines appropriées pour réaliser la mission de l'entreprise. Elle est en lien direct avec la planification stratégique de l'entreprise et son plan d'affaires. Le processus de planification de la gestion des ressources humaines tient compte de plusieurs éléments telles que les Lois sur l'emploi et l'équité salariale. L'entreprise aura des politiques et procédures sur :

• La description et l'évaluation des postes,
• L'organisation du travail,
• Le recrutement et l'embauche,
• L'accueil et l'intégration des employés,
• La rémunération et les avantages sociaux,
• La gestion de la performance et la reconnaissance,
• L'évaluation de rendement,
• La formation et le développement professionnel,
• La mobilité et la gestion de carrière,
• La gestion de la relève.

Diagnostic sur le climat de travail

La dynamique d'une entreprise repose sur plusieurs facteurs qui ont tous des liens entre eux. Plusieurs de ces facteurs déterminants étant modifiables, l'entreprise ou ses dirigeants, sont théoriquement en mesure d'améliorer ou de changer le climat de leur entreprise.

Un diagnostic sur le climat de travail consiste à déterminer l'état de santé des ressources humaines et à détecter les secteurs d'où parviennent les problèmes. Il aide à contrôler les activités de gestion en fonction de critères précis. Évaluer l'efficacité de la gestion des ressources humaines permet de prévoir les problèmes et de préparer des interventions appropriées. En bref, le diagnostic permet de :

• combattre les facteurs d'insatisfaction,
• mobiliser son personnel,
• diminuer le taux d'absentéisme,
• développer un climat de travail sain.

Des méthodes similaires sont utilisées pour sonder le niveau de satisfaction des clients, des fournisseurs ou des partenaires.

Analyse et évaluation des besoins de formation

«Une stratégie pour s'assurer d'avoir tous les atouts en main.»

L'identification des besoins de formation permet de connaître qui on est comme entreprise et où on veut aller. Faire le bilan de nos compétences, c'est observer les rendements actuels versus les rendements recherchés. Cibler les priorités de développement des compétences permettra de choisir et d'investir dans les programmes de formation appropriés. Les activités de formation ont pour objectif d'amener les individus et l'entreprise là où on veut aller.

Profil de compétences

Le profil de compétences a comme objectif de servir et de permettre la réalisation des orientations stratégiques de l'entreprise. Elle soutient la vision, tient compte de la réalité de l'entreprise, permet de reconnaître les compétences actuellement disponibles, de soutenir le développement des compétences prioritaires et appuie la mise en place des diverses pratiques de gestion des ressources humaines.

Une compétence, c'est un ensemble de comportements critiques impliquant la maîtrise de connaissances, d'habiletés et d'attitudes requis dans l'exercice d'une fonction pour performer.

Ainsi les profils de compétences, définis en fonction des catégories de postes et des objectifs stratégiques de l'entreprise, sont le fil conducteur entre les employés et leurs postes et entre les différents départements. Pour mieux aider les entreprises à identifier les compétences qui reflètent leur culture, nous avons élaboré et défini déjà plus d'une cinquantaine de profils de compétences parmi lesquels on retrouve le service à la clientèle, le travail d'équipe, la polyvalence, l'esprit d'analyse, la planification, la gestion des résultats, etc. Certaines compétences seront attribuées à l'ensemble du personnel, d'autres, plus spécifiques, seront définies selon le caractère du poste. C'est un guide sûr pour la sélection et le recrutement du nouveau personnel ainsi qu'une base solide pour définir la culture de l'entreprise.

Plan de développement des compétences

Après avoir identifié les compétences nécessaires à l'accomplissement des tâches, les entreprises peuvent développer un plan de formation pour leur personnel. Des programmes de formation individualisée et de formation continue et des programmes de coaching ou de compagnonnage pour le transfert des acquis et l'identification de la relève.

Description de tâches

«L'établissement des critères de performance permet d'associer·la bonne personne à la bonne fonction.»

La description de tâches est d'abord un outil de travail. Pour définir une tâche, il faut identifier les étapes de travail que doit exécuter l'employé pour l'accomplissement de sa tâche. Plus que cela, il faut pouvoir identifier les connaissances (savoir) et les habiletés (savoir-faire) nécessaires et préalables à l'exécution de l'ensemble des tâches.

Faire une description de tâches et un profil de compétences permet de :

• Faire le partage des rôles au sein de l'entreprise ainsi que des intérêts de chacun face aux différentes responsabilités,
• Avoir des employés qui adhèrent à la culture de l'entreprise,
• Associer la bonne personne à la bonne fonction,
• Augmenter le degré de réussite d'un employé,
• Définir les attentes de l'employeur par rapport à une poste donné,
• Évaluer le rendement,
• Dresser le portrait du candidat idéal,
• Servir d'outil de base pour l'entrevue de sélection,
• Sélectionner les candidats à partir d'un poste bien précis.

Processus d'intégration

Trop d'entreprises négligent l'intégration du nouvel employé. Souvent, il n'y a pas de procédures d'accueil. Lorsqu'un nouvel employé entre en poste, il est important que celui-ci puisse comprendre le fonctionnement de l'entreprise le plus rapidement possible. Que ce soit le système informatique ou téléphonique, l'emplacement des espaces de travail, les personnes ressources pour chaque département, l'employé doit être dirigé et informé de manière à devenir autonome le plus rapidement possible. Il doit comprendre son rôle, savoir ce qu'on attend de lui après une semaine, un mois et trois mois.

Gestion et évaluation de la performance

Établir une politique et développer des outils d'évaluation de rendement vous permettront de vérifier que les niveaux d'exigences attendus ont été atteints. Ces outils serviront à évaluer le rendement des employés à la tâche, aux habiletés, aux comportements et, selon les départements, aux objectifs quantitatifs ou qualitatifs à atteindre. L'évaluation pourra servir à justifier une augmentation salariale, à promouvoir un employé, à redéfinir ses tâches ou à identifier ses besoins de formation.

Manuel d'employés

Le manuel de l'employé est à l'entreprise ce que le curriculum vitae est à l'employé. Il précise et fait connaître au personnel les règles de fonctionnement de l'entreprise, il clarifie les attentes et les engagements de la direction envers les employés. Il comporte de nombreux avantages :

• Transmettre un message de transparence et d'équité entre les employés,
• Permettre et faciliter l'intégration des nouveaux employés,
• Harmoniser et équilibrer les conditions de travail offertes au personnel,
• Contribuer à créer un climat de travail harmonieux,
• Aider à prévenir et à éviter des ambiguïtés ou des situations conflictuelles,
• Améliorer la communication dans l'ensemble de l'entreprise,
• Sécuriser le personnel dans la structure de l'entreprise,
• Crée un plus grand sentiment d'appartenance.

Le manuel d'employés comporte plusieurs sections :

• Historique de l'entreprise;
• Organigramme;
• Conditions de travail;
• Politiques administratives;
• Programme de développement des employés;
• Formation;
• Rémunération;
• Assurances;
• Santé et sécurité;
• Politique en matière de harcèlement en milieu de travail;
• Politiques en matière d'équité.

Afin d'être au goût du jour, on peut ajouter une politique verte.

Plan d'affaires

Le plan d'affaires doit refléter toutes les facettes de l'entreprise. Il fournit les informations permettant de comprendre et d'évaluer la planification stratégique ainsi que les facteurs de réussite de l'entreprise.

C'est une erreur de croire qu'un budget pro-forma est suffisant pour avoir un prêt. Les prêteurs, aujourd'hui, réalisent que le succès d'une entreprise dépend de plusieurs éléments. Le plan d'affaires est un document de référence pour l'entrepreneur averti. C'est un outil de gestion important dans l'atteinte des objectifs de l'entreprise et une nécessité même pour la planification stratégique de votre entreprise.

Les grandes lignes du plan d'affaires

1. Une description sommaire de l'entreprise.

• Qui sont les dirigeants de l'entreprise?
• Quel est le statut juridique de l'entreprise?
• Quelle est la mission de l'entreprise, ses produits et / ou services ainsi que ses avantages concurrentiels?
• Un bref historique du dirigeant et de la croissance de l'entreprise.
• La stratégie de développement à court et à long terme.

2. Un plan de la direction.

N'hésitez pas à présenter les curriculum vitae des personnes-clés de l'entreprise. Mettez en valeur les compétences et les qualifications de l'équipe dirigeante de même que celles de votre personnel. Fournissez un organigramme avec les rôles et les descriptions de poste de chacun. Les ressources humaines d'une entreprise font partie intégrante des facteurs de succès de celle-ci. N'oubliez pas qu'une entreprise saine est égale à la compétence de ses dirigeants.

3. Un plan marketing.

Une analyse du marché fait partie intégrante du plan d'affaires. Faites une description de l'industrie, de la taille du marché, de la concurrence et de la clientèle-cible. À partir de ces informations, vous pouvez estimer votre part de marché et vos prévisions de vente pour les trois premières années. Expliquez et justifiez la politique de prix de l'entreprise et dites quelles seront les actions prises en matière de publicité et promotions qui vous permettront d'obtenir vos objectifs de vente. Il faut porter une attention particulière au plan de marketing puisque la rentabilité de l'entreprise dépend de la capacité de celle-ci à vendre ses produits et / ou services.

4. Un plan de production et d'exploitation.

Cette partie du plan d'affaires a pour objectif de démontrer que l'entreprise a les installations, les équipements, la technologie, les sources d'approvisionnement et la main-d'œuvre nécessaires pour réaliser le chiffre d'affaires prévu.

5. Un plan de financement.

Pour identifier les besoins de financement, il faut proposer une structure financière réaliste. Le plan de financement doit comprendre les états financiers personnels du demandeur, un budget d'investissement, des états des résultats et de trésorerie pour au moins trois ans. Ce plan doit aussi démontrer la capacité à rembourser. Il faut pouvoir justifier que l'entreprise pourra maintenir une structure financière saine et qu'elle sera rentable à long terme. Pour avoir du financement, votre dossier de crédit doit être impeccable.

Mise sur pied de système de franchise

Le franchisage reste une avenue très intéressante pour une entreprise qui veut prendre rapidement de l'expansion. Dans un marché innovateur où la compétition est féroce, c'est idéalement la meilleure solution mais peut-être pas la solution pour tous.

Pour que la formule de franchise réussisse, certains critères de base doivent être établis:

• Le concept doit répondre à un marché-cible bien précis.
• Un marché en croissance permet au franchiseur un plus grand potentiel d'expansion et est beaucoup plus attrayant pour un futur franchisé.
• Le concept doit être original, difficilement imitable et doit surtout se différencier de la concurrence. La distinction peut se faire à tous niveaux: produit unique, présentation, emballage, mise en marché, service, mais elle doit être très apparente.
• Le produit / concept doit être universel.
• Le franchiseur doit pouvoir démontrer un concept rentable et une croissance intéressante de son chiffre d'affaires dans ses établissements corporatifs.
• Le concept ou les façons de faire doivent être facilement transmissibles de manière à ce que les franchisés puissent opérer et gérer leur établissement efficacement. Les méthodes doivent être standardisées et uniformes d'une franchise à l'autre.
• Le franchiseur doit être en mesure de faire face à une expansion rapide et à servir et à approvisionner efficacement ses franchisés.
• Une marque de commerce protégée.

Même si tous les critères de base sont rencontrés pour développer son entreprise par le franchisage, ce n'est pas un gage de réussite: le choix du franchisé est d'une importance capitale. Il faut savoir que le franchisé ne sera jamais ou rarement aussi performant que le franchiseur. Le succès d'un établissement peut donc être relié à l'opérateur, à un site exceptionnel, à une clientèle différente. Une entreprise qui a exploité avec succès trois (3) établissements pendant au moins deux (2) ans est en mesure de se développer par le franchisage. Et seulement lorsque le concept est déjà éprouvé et rentable, le franchisage peut être une bonne décision. Le succès d'un réseau de franchise dépend en grande partie des stratégies utilisées concernant les points suivants:

• Développement du réseau,
• Obligations du franchiseur,
• Obligations du franchisé,
• Distribution du territoire,
• Exclusivité des territoires,
• Localisation des sites,
• Profil du franchisé,
• Choix des franchisés: opérateurs ou investisseurs,
• Droits d'entrée,
• Redevances,
• Marque de commerce,
• Contrat de franchise.

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